Microsoft Query en Excel

Microsoft Query es un programa incluido en Excel que nos permite importar datos externos a nuestras hojas de cálculo lo cual nos evitará ingresar manualmente los datos provenientes de fuentes de datos externar ya sean bases de datos corporativas o archivos de nuestros de texto o Excel.
Podemos encontrar a Microsoft Query dentro de la ficha Datos en el menú desplegable De otras fuentes.

Al utilizar Microsoft Query nos podemos conectar a diversas fuentes de datos externas, seleccionar la información que necesitamos, importarla a nuestra hoja de Excel y refrescar la información automáticamente tantas veces como lo necesitemos de manera que los datos de nuestra hoja de Excel permanezcan sincronizados con las fuentes externas.

Tipos de bases de datos

Podemos obtener datos de diferentes fuentes incluyendo las siguientes:

• Microsoft Access
• Microsoft SQL Server
• Microsoft SQL Server OLAP Services
• Microsoft FoxPro
• Microsoft Excel
• dBase
• Paradox
• Oracle
• Archivos de texto

Además podemos utilizar controladores ODBC de otros proveedores que nos pueden ayudar a conectar nuestro archivo Excel a diferentes bases de datos. Solamente debes contactar al proveedor de la base de datos para obtener el controlador ODBC adecuado para realizar la conexión.

Selección de datos

Microsoft Query nos permite hacer una selección de los datos que deseamos importar, es decir, si no necesitamos todos los registros de una tabla de Access entonces podemos importar solo aquellos registros que cumplan con ciertas condiciones. Además podemos seleccionar solo aquellas columnas que nos interesen.

Y para aquellos usuarios avanzados de bases de datos, Microsft Query nos permite editar la sentencia SQL de manera que podamos crear consultas totalmente personalizadas sobre las fuentes de datos externas.

¿Cómo funciona Microsoft Query?

El primer paso para utilizar Microsoft Query es crear un origen de datos. Ese origen de datos es el que contiene la información adecuada para conectarse a la base de datos externa. Inmediatamente después de haber seleccionado la opción Desde Microsoft Query en la ficha Datos, se mostrará el cuadro de diálogo Elegir origen de datos.

Para especificar un origen de datos para una base de datos o un archivo de texto debes utilizar la pestaña Bases de datos. Si necesitas especificar un origen de datos de un cubo OLAP debemos utilizar la pestaña Cubos OLAP. En la pestaña Consultas se irán guardando todas las consultas que se guarden desde Microsoft Query de manera que puedas encontrarlas rápidamente.
Una vez creado el origen de datos se tienen dos opciones: Pasar directamente a Microsoft Query o utilizar el Asistente para consultas el cual nos ayudará en unos cuantos pasos a definir la consulta a la base de datos.

El asistente para consultas

Para utilizar el asistente para consultas debemos asegurarnos de que esté marcado el cuadro de selección Usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas. Al pulsar el botón Aceptar se iniciará con el primer paso del Asistente.

Al final del proceso habremos creado una consulta y la cual podremos modicar aún más, si así lo deseamos, directamente en Microsoft Query.